アスクルの購買管理システム『ソロエルアリーナ』とは？ 導入のメリットや機能を紹介！

文具や事務用品、OA機器などのオフィス用品を発注する際、「手作業による処理で誤発注が発生している」「発注先の情報が整理されておらず、購買価格にばらつきがある」「部署別の発注で伝票処理や在庫管理が煩雑になっている」などの課題にお悩みではないですか？

これらにお悩みの企業さまにおすすめなのが、購買管理業務の効率化を後押しするソロエルアリーナの導入です！

この記事では、ソロエルアリーナの概要や通常のアスクルとの違い、導入のメリット、搭載されている主な機能について紹介します。

『ソロエルアリーナ』ってどんなシステム？

『ソロエルアリーナ』とは、アスクル株式会社が提供する企業向けのアスクルサービスに購買機能を追加した一括購買管理システムです。

発注方法をインターネットのみに限定することで発注入力・管理者の承認が簡単になるだけでなく、部署ごとに分散発注したデータがオンライン上に集約されます。これによって発注・購買管理業務を効率化できます！

また、ソロエルアリーナで発注できる商品は2023年1月時点で約1,300万点！職場・業務で使用する文房具や事務用品、OA機器、衛生用品など、さまざまな商品を取り扱っています。

ドテヤマビジネスでは、ソロエルアリーナの正規取扱販売店としてオフィス用品の発注や承認、支払いなど煩雑な業務を効率化できます。

アスクルサービスとソロエルアリーナの違いは？

通常のアスクルサービスとソロエルアリーナは、登録方法やカタログ価格からの割引、購買管理機能の有無などに違いがあります。

▼アクスルサービスとソロエルアリーナの違い

アスクルサービスでは部署ごとに登録するのに対して、ソロエルアリーナは部署ごとの登録を管理部署に集約して一元登録できます。インターネットのみで発注するだけでなく、オンライン上でまとめて承認できるため、管理者が確認・承認する工数を削減します。

また、アスクルサービスはカタログ価格のままですが、ソロエルアリーナは購入ボリュームに応じて割引される点も特徴です。

そのほか、ソロエルアリーナに搭載された購買管理に関する機能をワークフローの構築や内部統制の強化に役立てられます！

ソロエルアリーナを導入する3つのメリット

企業がソロエルアリーナを導入することで、各部署で個別に行ってきた購買業務を集約して、発注から支払いまでのプロセスを簡素化できます！

①購買業務の効率化

ソロエルアリーナは、商品の選定から上長への申請・承認、発注といった購買プロセスのすべてをオンライン上で管理できます。

▼購買業務の流れ

見積書や申請書といった書類の作成・やり取りが不要になることで、発注者・購買管理者の両者の負担を削減！購買業務の効率化につながります。その結果、購買プロセスのスピード向上も期待できます。

②直接・間接コストの削減

ソロエルアリーナは、カタログ価格からの割引があり、利用金額のボリュームが増えるほど割引率が大きくなる仕組みです！

▼直接コスト削減のイメージ

社内全体・グループ全体の購買窓口をソロエルアリーナに一本化することで、購買にかかる直接コストを削減できます。

▼間接コスト削減のイメージ

管理者は、各部署・支店の購入申請や注文登録をオンライン上で確認できるため、紙書類のデータを注文画面に入力したり、集計したりする工数の削減に貢献します。

また、購買実績データをCSVファイルでダウンロードすることで、経理請求データに転用して経理処理の工数も削減します。これらの工数削減により、業務工程にかかる間接コストの削減も実現します！

③内部統制の強化

ソロエルアリーナに実装された豊富な購買管理機能は、目的・課題に合わせてさまざまな組み合わせができます。

▼購買管理機能

「誰が何を注文しているのか管理できていない」「フォーマットの異なる納品書・請求書で経理処理が大変！」といった課題も、購買ルールを統一することによって内部統制の強化につなげられます。

▼購買管理機能の活用例

• ユーザー権限を管理して発注者を限定する
• 購買実績データに基づいて購買商品・購買数をコントロールする
• 仕訳コードを設定して経理処理を効率化する
• 購買レポートを基に予算管理を行う　など

購買管理に役立つソロエルアリーナの機能

ソロエルアリーナには、購買管理に役立つさまざまな機能が備わっています。

承認機能

承認機能は、特定の条件に当てはまる商品の購入を制御する機能です。

▼承認機能で設定できるフロー

注文内容に合わせて、承認を受ける・購入不可とする・メッセージを表示する（承認不要）の3つで承認フローを設定できます。

“承認を受ける”を設定した場合は、さらに5段階の決裁者で承認フローを設定できます。そのほかにも、複数の条件で購入を制限したり、条件ごとに制御方法を変更したりすることも可能です。

企業推奨品・購入制限品

企業推奨品・購入制限品の機能は、企業が購入を推奨する商品と、購入を禁止する商品を設定できる機能です。

▼購入制限の設定例

業務に関連のない商品や、高額商品の購入を禁止できます。また、グリーン購入法（※）の該当品や特定メーカーの商品を推奨して、それ以外の商品には承認フローを設けるといった活用もできます。

※グリーン購入法とは、環境負荷の低減に資する物品・役務（環境物品等）の調達を推進することで、環境負荷の少ない持続可能な社会の構築を目的とした法律のこと。

任意コード

任意コードは、商品を発注する際に、仕訳コードやテキストの付加情報などを最大10種類登録できる機能です。

▼任意コードの設定例

登録した情報を購買実績データとしてダウンロードしたり、会計システムにアップロードしたりすることによって、経理処理の効率化につなげられます！

購入実績データ

購入実績データは、ソロエルアリーナでの購入実績を最大過去12ヶ月分ダウンロードできる機能です。

▼購買実績データのダウンロード画面

購買期間や年月日、コードなどの必要なデータ項目を選択して購買実績を可視化できるため、購入分析に役立てられます。

購買レポート

購買レポートは、購入実績データに基づいて4種類の集計を行い、グラフや一覧表などで一定期間での実績・推移などを可視化できる機能です。例えば、次のようなレポートを作成できます！

▼予算・実績　月次推移

発注している部署別で予算と実績の状況を確認できるため、予算超過している部署があれば注意を促せます。

▼登録部門数・「購入あり」部門数

社内でソロエルアリーナがどのくらい利用されているかを把握できるグラフです。

▼注文件数・注文平均額・部署平均購入額

1部署当たりの平均購入額を知ることで、適正な購買額の決定に役立てられます。

▼部署別グリーン商品の購入実績

購買総額に対するグリーン商品（※）の購買額の割合を把握できるレポートです。

これらの集計したレポートは、CSV形式でダウンロードしたり、画像として保存したりできます。予算に応じて部署での購買数・金額を調整するのに役立ちます。

※アスクルにおけるグリーン商品とは、グリーン購入法・エコマーク・GPNエコ商品ねっと掲載のいずれかに該当する商品のこと。

まとめ

この記事では、購買管理システム『ソロエルアリーナ』について、以下の内容を解説しました！

• アスクルとソロエルアリーナの違い
• ソロエルアリーナを導入する3つのメリット
• ソロエルアリーナの主な機能

ソロエルアリーナを企業に導入することで、オンライン上で分散発注・集中管理ができるようになり、購買管理業務の効率化や内部統制の強化につながります！また、購入金額に応じた割引によって、購買コストの削減にも貢献します。

『ドテヤマビジネス』では、アスクル正規取扱販売店として企業さまとソロエルアリーナをつなぐ役目を担っています。文具や事務用品、OA機器などのオフィス用品の購買管理に負担を感じられている担当者さまは、お気軽にご相談ください！