【オフィス移転の流れ】注意点や計画を効率的に進めるコツ

テレワークの増加や働き方改革に伴い、オフィス移転を考える経営者の方もいます。現状の働き方に合ったオフィス移転は、働きやすさやモチベーションの向上につながり、生産性の向上にも貢献するといわれています！

当社でも企業さまのオフィス移転をお手伝いしており、オフィス環境のお悩みを多角的なアプローチで解決いたします。

しかし、オフィス移転が初めての場合は、「どのような流れでオフィス移転を行うの？」「注意点や実施のコツが分からない……」などと疑問を持つ担当者の方もいるのではないでしょうか？

今回はオフィス移転の流れと注意点やコツを解説します！

オフィス移転の流れ

オフィス移転には、さまざまな準備や手続きが必要です。

▼オフィス移転の流れ

①移転計画の立案｜1年～8ヶ月前

オフィス移転が決まったら、まずは移転計画を立てます。移転計画を立てる際は、現オフィスの課題とオフィス移転の目的を明確にして、移転先のオフィスに求める要件を定めます。

▼オフィスの要件

• オフィス移転にかけられる予算
• 希望の面積・立地
• 移転の時期
• 毎月の賃料
• 必要な設備　など

②現オフィス解約規約の確認｜8～6ヶ月前

次に、事前に現オフィスの解約通知を行います。賃貸借契約書の内容や、現オフィスの管理会社、またはオーナーに解約予告時期を確認します。その際、原状回復工事の条件や費用、特記事項の有無についての確認も重要です！

③新オフィス探し｜6～5ヶ月前

①の移転計画を基に、条件に適した物件探しを行います。物件を探す際は、立地や賃料に加えて以下の項目を確認しておくことが重要です。

▼物件探しで確認する項目

• 最寄り駅からオフィスまでの所要時間
• 従業員の居住エリアからのアクセスのしやすさ
• 周辺環境
• オフィスの利用可能時間
• 共有部の設備（トイレ、給湯室など）
• 駐車場の有無　など

なお、新オフィスの物件探しを不動産仲介会社に依頼すると、条件に合った物件をスムーズに見つけやすくなり、時間の短縮につながります！

④移転事業者の選定｜5～3ヶ月前

移転先の新オフィスが決まったら、内装工事や家具・オフィス用品の調達、引っ越しなどをサポートしてくれる移転事業者を探します。

内装工事・引っ越しを個別に依頼するよりも、一括で対応してもらえる事業者への依頼がおすすめです！スケジュール管理や予算調整がしやすく、効率的に移転準備を進められます。

⑤オフィスレイアウトの決定｜3～2ヶ月前

オフィス移転の事業者を選定したら、具体的なオフィスレイアウトを決めます。移転に至った課題や目的を踏まえつつ、どのようなオフィス環境にしたいのか？など、コンセプトを設定したうえで、以下のような項目を定めます。

▼オフィスレイアウトで定める項目

• 導入するスペース（執務室、休憩室、会議室、エントランスなど）
• デスクの配置方法やエリアの位置関係
• 必要なオフィス家具・設備

また、オフィスレイアウトを考えるタイミングで、業務のデジタル化やペーパーレス化を検討して、必要な社内ITインフラ環境を整えることも重要です！

⑥移転時の社内マニュアルの作成｜2～1ヶ月前

新オフィスに移転する際は、業務フローが変更する可能性があります。現場の混乱を防ぐために、社内マニュアルを作成して従業員に共有しておきます！

▼社内マニュアルに定める内容

• 移転のスケジュール
• 部署・個人で行う準備
• 引っ越し当日の作業内容・役割分担
• 引っ越し当日のクライアント対応
• トラブル発生時の対応

移転作業をスムーズに進めるために、事前に社内説明会を行うことも大切です。

⑦旧オフィスの原状回復工事｜移転後

新オフィスへの移転が完了したら、旧オフィスの管理会社に確認のうえ、原状回復工事を行います。工事完了後は、旧オフィスの管理会社やオーナーに完了確認をしてもらいます。

⑧各所への届出｜移転後

新オフィスへの移転が完了したあとは、各所に届出を行います。提出期限が定められているため、余裕を持って必要書類を手配することが重要です！

▼オフィス移転後の各所への届出

オフィス移転の注意点

オフィス移転をスムーズに進めるためには、以下の点に注意が必要です。

▼オフィス移転の注意点

• 賃貸借契約で定められている時期に旧オフィスの解約通知を行う
• 取引先へ移転通知を行う
• 移転後の各種手続きについて確認しておく

オフィスの移転時には、旧オフィスの解約通知を規約どおりの時期までに行います。解約予告期間を過ぎて通知すると、過ぎた日数分の賃料が発生したり、違約金が請求されたりする可能性があります。

また、取引先とのトラブルを防ぐために、移転スケジュールや引っ越し当日の対応についてあらかじめ通知しておくことが欠かせません！なお、移転後は法務局や税務署などの手続きが必要になるため、移転前に必要書類を確認して準備しておくことも重要です！

オフィス移転を効率的に進めるコツ

オフィス移転を効率よく進めて、働きやすい環境に改善するには、以下のポイントを押さえておきます。

▼オフィス移転のポイント

• プロジェクトチームを立ち上げる
• オフィス移転の目的を明確化する
• 目的に沿ったオフィスレイアウトにする
• 新オフィスへ持ち込む書類を減らす

オフィス移転にはさまざまな準備が必要です！効率的に準備を進めるには、プロジェクトチームを立ち上げて役割を決めます。

また、オフィス移転の目的を明確にしたうえで、実現したいオフィス環境に合わせてレイアウト設計や家具を検討することも大切です。

さらに、オフィス移転を機に書類をペーパーレス化して、新オフィスに持ち込む書類を少なくすると、業務の効率化やスペースの有効活用につながります！長期保管が必要な書類については、外部倉庫へ委託する方法もあります。

まとめ

今回はオフィス移転について以下の内容を解説しました。

• オフィス移転の基本的な流れ
• オフィス移転の注意点
• オフィス移転のコツ

オフィス移転は複数のステップを踏み、準備も多岐にわたります。特に旧オフィスの解約予告期間や取引先への移転通知、移転後の各種手続きについては注意が必要です。

効率的にオフィス移転を実施するには、プロジェクトチームの立ち上げをはじめ、移転の目的を踏まえてレイアウト設計や家具を検討する、書類をペーパーレス化することがポイントです！

『ドテヤマビジネス』では、オフィス環境の課題解決やご希望を実現するためのオフィス移転をサポートいたします。オフィス家具の提案をはじめ、レイアウト設計、引っ越し作業、アフターフォローに至るまですべてワンストップで対応可能です。お困りごとがございましたらお気軽に当社へお声がけください！

なお、オフィス移転はウェルビーイングの実現にも貢献します。ウェルビーイングについてはこちらで詳しく解説しています！併せてご覧ください。